Datenschutz

1. Wer verantwortlich ist – und wofür nicht

Verantwortlicher für die hier beschriebenen Verarbeitungen ist:

Telefon 03386 4369010, E-Mail office@flurfunkpro.de, vertreten durch den Geschäftsführer Sebastian Lierka.

Inhalte in einem Workspace – Nachrichten, Dateien, Channels, Mitgliederlisten, Profile im Workspace – verarbeiten wir im Auftrag des Unternehmens, dem der Workspace gehört (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Verantwortlich dafür ist dieses Unternehmen, meist Ihr Arbeitgeber. Fragen zu diesen Daten und Ihre Rechte richten Sie bitte zuerst dorthin; wir unterstützen das Unternehmen dabei.

Selbst verantwortlich sind wir für die Website, Ihr Benutzerkonto, die Abrechnung mit unseren Kunden, Support-Anfragen, den technischen Betrieb und die Apps als Software.

2. Website flurfunkpro.de

Die Website setzt keine Cookies und nutzt keine Werbe- oder Analysedienste anderer Anbieter; Schriften, Bilder und Videos kommen von unserem eigenen Server.

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten – die IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit, die angefragte Adresse und die Kennung Ihres Browsers –, um die Seite auszuliefern und abzusichern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden und sicheren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zugriffsprotokolle speichern wir nicht. Fehlermeldungen des Webservers speichern wir wie die übrigen Server-Protokolle 30 Tage, die IP-Adresse wird dabei schon beim Einsammeln gekürzt (siehe Abschnitt 8).

Besucherstatistik. Um zu sehen, wie viele Menschen die Website besuchen, welche Seiten sie aufrufen und über welche Links oder Kampagnen sie kommen, zählen wir Seitenaufrufe mit der Open-Source-Software Umami. Sie läuft auf unserem eigenen Server; Daten gehen dabei an niemanden sonst. Erfasst werden die aufgerufene Seite samt Kampagnenangaben in der Adresse (etwa „utm_source“), die Seite, von der Sie kommen, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße und Spracheinstellung sowie das Land, das unser Server aus der IP-Adresse ermittelt. Region und Stadt, die die Software ebenfalls ermittelt, verwerfen wir vor dem Speichern. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Um die Aufrufe eines Besuchs zusammenzufassen, wird aus IP-Adresse und Browserkennung mit einem täglich wechselnden Wert ein Hashwert gebildet; aus ihm lässt sich die IP-Adresse nicht zurückgewinnen, und er erlaubt nicht, Sie an einem anderen Tag wiederzuerkennen. Die Statistik setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Sendet Ihr Browser das Signal „Do Not Track“, wird Ihr Besuch nicht erfasst.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Reichweite unserer Website und die Wirkung unserer Kampagnen zu messen und die Website zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Statistikdaten löschen wir nach 13 Monaten. Sie können der Erfassung jederzeit widersprechen, am einfachsten, indem Sie in Ihrem Browser „Do Not Track“ einschalten.

3. Benutzerkonto und Anmeldung

Für Ihr Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name und Anzeigename, Ihr Passwort (nur als Hashwert), Passkeys (öffentlicher Schlüssel), Sitzungen und angemeldete Geräte, Sprache und Einstellungen sowie den Zeitpunkt, zu dem AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag angenommen wurden. Melden Sie sich über den Identitätsanbieter Ihres Unternehmens an (etwa Microsoft Entra ID), speichern wir zusätzlich dessen Kennung für Sie; den Anbieter wählt und betreibt Ihr Unternehmen.

Rechtsgrundlage ist gegenüber unseren Kunden die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Personen, die ein Kunde eingeladen hat, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, den vom Kunden bestellten Dienst bereitzustellen und Konten abzusichern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bei einem neuen Passwort prüfen wir, ob es in bekannten Datenlecks vorkommt. Dazu senden wir nur die ersten fünf Zeichen eines Hashwerts an den Dienst „Have I Been Pwned“; weder das Passwort noch Ihre Adresse verlassen unseren Server (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz Ihres Kontos).

Ihr Konto besteht, solange Sie Mitglied mindestens eines Workspace sind:

• Entfernt ein Unternehmen Sie aus seinem Workspace, werden Ihr Name und Ihre Adresse dort nach 30 Tagen anonymisiert; Ihre Nachrichten bleiben in diesem Workspace unter „Ehemaliger Nutzer“, soweit das Unternehmen sie behalten darf. In Ihren anderen Workspaces bleibt Ihr Konto unverändert.
• Sind Sie in keinem Workspace mehr, wird Ihr Konto nach 30 Tagen anonymisiert, wenn Sie bis dahin keinem Workspace beitreten oder einen anlegen.
• Löschen Sie Ihr Konto selbst, wird es nach 14 Tagen in allen Workspaces anonymisiert; bis dahin können Sie sich anmelden und die Löschung im Hinweis oben oder in Ihrem Profil mit „Löschung zurücknehmen“ widerrufen.

4. Nutzung und Abrechnung nach aktiven Personen

Wir berechnen unseren Kunden je aktiver Person und Monat. Dazu speichern wir, an welchem Tag eine Person einen Workspace genutzt hat (Workspace, Person, Tag, ob als Gast) – keine Uhrzeit, keine Inhalte. Rechtsgrundlage ist die Abrechnung mit dem Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse daran (lit. f). Die Einträge werden nach 13 Monaten gelöscht.

5. Zahlung über Stripe

Kunden, die online zahlen, zahlen über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Stripe erhält, was die Abrechnung braucht: Name des Unternehmens bzw. Workspace, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse für Rechnungen, USt-IdNr., die Zahl der aktiven Personen je Monat sowie die Zahlungsdaten, die Sie direkt bei Stripe eingeben (Karte, Bankverbindung, PayPal). Kartendaten und Bankverbindungen sehen wir nicht; Namen von Mitgliedern und Inhalte erhält Stripe nicht.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (lit. c). Für die Zahlungsabwicklung ist Stripe eigener Verantwortlicher. Stripe kann Daten in die USA übermitteln; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework, für das Stripe zertifiziert ist, ergänzt um Standardvertragsklauseln. Mehr dazu in den Datenschutzhinweisen von Stripe.

Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es die gesetzlichen Fristen des Handels- und Steuerrechts verlangen, bis zu zehn Jahre.

6. E-Mails

Wir senden Systemmails: Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Bestätigungscodes, Hinweise zu Tarif und Zahlung und, wenn Sie das einschalten, eine Zusammenfassung verpasster Erwähnungen und Direktnachrichten. Der Versand läuft über Microsoft Exchange Online in EU-Rechenzentren als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

7. Push-Benachrichtigungen

In den Apps für Android, iOS und macOS laufen Push-Benachrichtigungen über Google Firebase Cloud Messaging, für Apple-Geräte weiter an den Apple Push Notification Service. Übermittelt werden ein Geräte-Token, technische Kennungen und – je nach Einstellung des Workspace – Absender und Channel, kein Nachrichtentext. Google und Apple sitzen in den USA; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework, ergänzt um Standardvertragsklauseln.

Im Browser laufen Benachrichtigungen über den Push-Dienst Ihres Browsers (Google, Mozilla, Apple oder Microsoft). Der Inhalt ist für Ihren Browser verschlüsselt und für den Dienst nicht lesbar.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Benachrichtigungen lassen sich in den Einstellungen Ihres Geräts und in FlurfunkPro abschalten.

8. Protokolle und Sicherheit

Server-Protokolle mit Fehlern und technischen Ereignissen speichern wir 30 Tage; IP-Adressen werden dabei schon beim Einsammeln gekürzt.

Sicherheitsrelevante Aktionen in einem Workspace, etwa Rechteänderungen oder Exporte, werden im Audit-Protokoll mit Zeitpunkt, handelnder Person und IP-Adresse festgehalten. Die IP-Adresse wird nach 7 Tagen gekürzt. Das Protokoll gehört zum Workspace und wird nach der Frist des Tarifs gelöscht.

Enthält eine Nachricht einen Link, ruft unser Server die Seite ab, um eine Vorschau zu zeigen; die Zielseite sieht dabei die Adresse unseres Servers, nicht Ihre.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. KI-Funktionen

KI-Funktionen – Zusammenfassungen, Assistent, Suche nach Bedeutung, Beschreibung von Anhängen – sind aus, bis ein Admin des Workspace sie einschaltet. Dann werden Inhalte, die die auslösende Person lesen darf, an das KI-Modell übermittelt: Microsoft Azure OpenAI in Frankfurt am Main, als Auftragsverarbeiter. Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Diese Verarbeitung geschieht im Auftrag des Kunden (Abschnitt 1).

10. Cookies und Speicher im Browser

Die Web-App setzt drei technisch notwendige Cookies: damit Ihre Anmeldung bestehen bleibt, für die Verbindung, über die Nachrichten in Echtzeit ankommen, und zum Schutz der Anmeldung über einen Identitätsanbieter. Im Browser speichert sie außerdem Einstellungen (Design, Sprache, Breite von Seitenleisten, eingeklappte Abschnitte) und Entwürfe noch nicht gesendeter Nachrichten; Entwürfe werden beim Abmelden gelöscht. Der Service Worker speichert nur die Anwendung selbst, keine Nachrichten.

All das ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies und deshalb kein Einwilligungsbanner.

11. Apps

Die Apps speichern das Anmeldetoken im geschützten Speicher des Geräts (Schlüsselbund bzw. Keystore) und einen Zwischenspeicher für Nachrichten und Vorschaubilder unter der Verschlüsselung des Betriebssystems; beides wird beim Abmelden gelöscht. Die Apps enthalten keine Analyse- oder Werbebibliotheken. Für den Download gelten die Bedingungen von Apple bzw. Google.

12. Hosting und Datensicherung

Der Dienst läuft auf Servern der Contabo GmbH in einem Rechenzentrum in Lauterbourg (Frankreich, EU). Verschlüsselte Datensicherungen liegen bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Mit beiden haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Gelöschte Daten bleiben in Datensicherungen höchstens rund 90 Tage, bis diese auslaufen.

13. Kontakt und Support

Wenn Sie uns schreiben, etwa um eine Demo zu vereinbaren oder wegen einer Supportfrage, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (lit. f). Wir löschen die Angaben, sobald die Anfrage erledigt ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen verlangen eine längere Speicherung.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einer Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses können Sie widersprechen (Art. 21). Eine kurze Nachricht an office@flurfunkpro.de genügt. Für Inhalte in einem Workspace wenden Sie sich bitte an das Unternehmen, dem er gehört.

Ihr Konto können Sie in Ihrem Profil selbst löschen, Ihre eigenen Nachrichten selbst exportieren.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.

15. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen, und erstellen keine Profile.

16. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.